Op één dag 11.000 connecties via Google Hangouts.
Ook VDAB moest wegens de COVID-19 crisis hun voordeuren sluiten. Toch is VDAB er nog steeds voor haar klanten, alleen een tikkeltje anders dan normaal. Hun slogan is niet voor niets: ‘En alles beweegt!’. VDAB paste haar dienstverlening aan en organiseerde zich volledig op afstand en dit op hele korte tijd. De stap die VDAB in 2018 zette naar een ‘digital first’ dienstverlening maakt het vandaag mogelijk om die switch zo snel te maken.
Katrien Delille, Directeur Software Factory I&T, licht toe hoe ze te werk zijn gegaan:
“Al zeer snel communiceerde VDAB intern zeer actief over o.a.: de richtlijnen omtrent hygïene, zoveel mogelijk digitaal vergaderen i.p.v. fysiek vergaderen, iedere avond laptop mee naar huis nemen, etc. We voelden de bui immers hangen. Kort daarna werd er een crisisteam opgericht waarin het topmanagement en de communicatiedienst alle nieuwe richtlijnen vanuit Vlaamse Regering op de voet volgden en daadkrachtig communiceerden binnen onze organisatie.”
‘Digital First’ dienstverlening boven alles
VDAB werkt vanop afstand waarbij de optimale dienstverlening gegarandeerd blijft. Zo is er geen vertraging of uitstel op projecten en (nieuwe) features. Thuiswerken gebeurt efficiënt, integer en productief. Daarnaast houdt elk team zijn dagelijkse update meetings.
Alle vergaderingen gaan gewoon door, via gebruik van Hangouts. Dat dit werkt, is duidelijk zegt Katrien:
“Zo zagen we bijvoorbeeld op 26 maart voor heel VDAB een piek van meer dan 11.000 connecties in Google Hangouts. Op een normale dag vóór de crisis deden we uiteraard ook al aan online vergaderen, maar nu zagen we het gebruik enorm stijgen (x 10!). Ik ben zeer trots op de mensen in mijn afdeling. Het is dankzij een goede teamspirit met een sterke open-feedback-cultuur die we samen hebben opgebouwd afgelopen jaren, dat werken van op afstand zo goed verloopt. Uiteraard gaat het wel weer fijn zijn als we weer samen in Brussel zijn. De kleine toffe interacties tussen vergaderingen door, mis ik wel.”
Nieuwe releases blijven essentieel
Katrien licht toe dat ook nieuwe releases blijven doorgaan en dat dit essentieel is in deze uitzonderlijke periode:
“We hebben nog een extra release gedaan waarin we onze tools hebben aangepast zodat werkgevers gemakkelijk in contact kunnen komen met kandidaten die interesse hebben om te werken in essentiële sectoren waar personeelstekorten zijn, de zogenaamde COVID-vacatures. Dit heeft een enorme maatschappelijke meerwaarde. Meer dan 12.000 burgers toonden interesse in deze vacatures. Daarnaast zijn er op korte termijn meer dan 2000 vacatures binnengekomen met het label #COVID19.“
Race tegen de klok
Voor Software Factory, de afdeling onder leiding van Katrien Delille, moesten ze alles klaarmaken voor de release van 21 maart. Dit gaat over alle ontwikkelingen en een veelheid aan applicaties die ze tijdens kwartaal 1 gedaan hebben, waar meer dan 15 teams op gewerkt hebben. Typisch is dit een week waarbij er veel gecommuniceerd wordt tussen de teams en release management. Daarnaast was er begin maart een nieuwe release manager gestart. Alles is hierbij goed verlopen. Dit dankzij de strakke en heldere communicatie, één persoon die de lead nam, een goede drive van alle medewerkers en de teamspirit binnen de hele afdeling die afgelopen jaren is opgebouwd.
Ook voor Operations, onder leiding van directeur Steven Van Peteghem, was het een race tegen de klok om voorbereid te zijn op de eerste berichtgevingen over maximaal thuiswerken. Dit is een succesverhaal geworden. Zo staat er al sinds midden maart een vliegende ploeg klaar die aan huis klaargemaakte laptops bezorgt aan nieuwe medewerkers of laptops aan huis herstelt. Dat kan Rutger Beyen, Cloud architect van Cloudar – onderdeel van De Cronos Groep, beamen. Hij is gestart op deze manier en heeft zijn laptop netjes thuis geleverd gekregen.
Cronos Public Services staat voor kwaliteit
Katrien vertelt wat voor haar de meerwaarde is om met Cronos Public Services samen te werken:
“Vanuit VDAB zijn we steeds op zoek naar kwalitatieve profielen waarbij Cronos Public Services dat ook kan leveren. Cronos profileert zich als een bedrijf dat een goede omkadering aanbiedt aan medewerkers en dat ervaren wij ook zo.”
