Technologische innovatie in het notariaat

Fednot, de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat, ondersteunt notariskantoren met juridische adviezen, IT-oplossingen, opleidingen en meer. Eén van die IT-oplossingen is eStox, een beveiligde digitale versie van het effectenregister. Om deze unieke tool te realiseren deed Fednot beroep op de diensten van Cronos Public Services.

Het effectenregister is een essentieel document in elke vennootschap. De gegevens die erin vermeld staan zijn van belang voor een goede werking van de onderneming, bijvoorbeeld voor de jaarlijkse algemene vergadering, bij een wijziging van de statuten of bij het doorvoeren van een kapitaalverhoging. Traditioneel houden vennootschappen deze registers schriftelijk bij, maar daar komt nu – met dank aan eStox – langzaamaan verandering in.

eStox, de digitale versie van het effectenregister, biedt vele voordelen. Zo kan je het als gebruiker altijd en overal raadplegen en krijg je een handig overzicht van alle informatie gecentraliseerd op één platform. Bovendien heb je garantie op betrouwbaarheid en rechtszekerheid, aangezien enkel notarissen, accountants en belastingconsulenten de data beheren.

Van prototype tot volwaardige applicatie

Ruim drie jaar geleden ging Fednot op zoek naar een manier om blokchain te integreren in het notariaat. Zo kwamen ze met de hulp van Cronos Public Services terecht bij Cronos competence center Shape & Shift. Zij vormen de brug tussen innovatie en ondernemerschap. De vertrekbasis was een webapplicatie ontwikkeld door een startup die in 2018 door Fednot werd aangekocht en gelanceerd.  “Het was niet nodig om het warm water opnieuw uit te vinden”, vertelt Tom Vanautryve, Business Manager bij Fednot. “Het team van Shape & Shift is met het prototype aan de slag gegaan en heeft het ontwikkeld tot de applicatie die eStox vandaag de dag is.” Sindsdien zijn zij een vaste partner in dit verhaal en naast de ontwikkeling ook in voor het operationeel beheer van de app. “Hun service en werkwijze was daarbij echt een meerwaarde aldus Tom.

Het digitaal effectenregister kwam in 2019 voor het eerst op de markt. Intussen zijn er nog heel wat stappen gezet om de tool zo eenvoudig en toegankelijk mogelijk te maken voor de gebruiker: de onderliggende structuur werd geoptimaliseerd en er werd volop ingezet op gebruiksvriendelijkheid. Recent werd ook een automatische synchronisatie met het UBO-register (Ultimate Beneficial Owners, nvdr) toegevoegd. Dat is een belangrijke meerwaarde qua service voor de Belgische bedrijfswereld. “Door die koppeling is het voor ondernemers veel gemakkelijker om te voldoen aan hun wettelijke verplichting om dat UBO-register up-to-date te houden. Bovendien helpen we de overheid zo in haar anti-witwas inspanningen. Cronos heeft dit UBO-integratiemodel mee vorm gegeven en blijft in deze een belangrijke partner voor ons en de overheid. Zo is eStox uitgegroeid tot een volwaardig product voor notarissen en accountants.

Maar daar stopt het niet. De app is ook vandaag nog in volle ontwikkeling. Tom: “We willen toegang geven aan de bestuurders van vennootschappen zodat ze zelf kunnen zien wat de status is van hun register. Ook banken en bedrijfsrevisoren zullen meer mogelijkheden krijgen. Vanaf augustus wordt het bovendien mogelijk om een vennootschap volledig digitaal op te richten. Ook daar heeft het team van Shape & Shift mee voor gezorgd.

Uniek in Europa

eStox is uniek op de Europese markt. Ook onze buurlanden komen graag over de muren meekijken naar de ontwikkeling van deze tool. In België en in Frankrijk zijn er wel gelijkaardige initiatieven ontwikkeld door commerciële spelers, maar die richten zich specifiek op grote bedrijven. Bovendien bereiken ze niet hetzelfde draagvlak bij notarissen en accountants.

Tom Vanautryve getuigt: “Voor de meerderheid van kleine en middelgrote ondernemingen is het te duur om met een commerciële partner in zee te gaan. Notarissen en accountants kunnen hen met deze tool wel ondersteunen. Bovendien beschikken we over juridische kennis waarop ze beroep kunnen doen.” Intussen maken ruim 22.000 bedrijven gebruik van de app. Maandelijks komen er daar nog een 2.000-tal bij.

Co-ownership op zijn best

Voor Fednot is het partnership met Cronos Public Services een succes. “We vertrokken voor dit project zo goed als van nul en hebben eStox en de verdere invulling samen vormgegeven. We hadden een externe partner nodig met de juiste kennis die zich kon inleven in ons businessmodel. Dankzij Cronos Public Services hebben we die gevonden”, zegt Tom.

Ook voor overheidsdiensten zijn er interessante lessen te trekken uit dit verhaal. Zo is het essentieel om vanuit het grote plaatje naar een project te kijken en alle partners bij het proces te betrekken. Enkel door transparant samen te werken, kom je tot nieuwe inzichten. Zowel voor private als voor publieke spelers staan open communicatie en constante dialoog centraal in eender welk samenwerkingsverband.

Investeren in co-ownership is een must voor de digitale organisatie van de toekomst. Ook buiten de grenzen van je eigen dienst is er immers veel potentieel, en door de krachten te bundelen kan je elkaars werking versterken. Ben je zelf op zoek naar de juiste IT-partner om de ontwikkeling van nieuwe software, tools of applicaties te ondersteunen? Cronos Public Services denkt graag met je mee. Wie weet schrijf jij met de juiste hulp binnenkort aan je eigen succesverhaal.

“We hadden een externe partner nodig die zich kon inleven in ons businessmodel. Die iteratieve component is ook nu nog doorslaggevend in onze samenwerking.”

– Tom Vanautryve, Business Manager bij Fednot