RIZIV zet in op snelle en efficiënte procesautomatisatie

Veranderen van het ene digitale systeem naar het andere is soms onvermijdelijk. Vorig jaar ging het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (RIZIV) op zoek naar een nieuw en performant casemanagementplatform. Daarvoor bestaan vandaag slimme oplossingen. Cronos Public Services vond de juiste tool en schrijft zo mee aan het toekomstverhaal van de openbare instelling.  

De werking van het RIZIV is heel sterk gericht op cases of dossiers. Verschillende afdelingen binnen de organisatie en haar partners werken vaak gelijktijdig aan eenzelfde case. In 2013 werd een casemanagementplatform geïntroduceerd om de workflow voor complexe dossiers beter te stroomlijnen en uniform te maken. Bijna tien jaar later is het platform aan vervanging toe.

Het RIZIV schreef daarom een aanbesteding uit voor een raamcontract voor de aanschaf van een nieuwe oplossing.  Het dossier werd gegund aan Cronos met de oplossing Appian. Dat is een open platform dat intelligente automatisering combineert met low-code ontwikkeling voor applicaties, casemanagement, enz. Het is de ideale motor voor het samenbrengen van complexe processen en uiteenlopende systemen, zoals dat het geval is bij het RIZIV.

Oplossingen voor nichemarkt

“We zijn een nichemarkt met toepassingen. De vereisten van onze dossierbeheerders kunnen niet meteen eenvoudig in Java of .Net gebouwd worden”, vertelt Milena Mitrovic. Als portfoliomanager bij het RIZIV stuurt ze de  omschakeling van het vorige casemanagementplatform naar Appian aan. “We hebben een softwarepakket nodig dat volledig aansluit bij onze noden. Cronos Public Services heeft het contract gewonnen met het competence center RoboRana. We zochten een partnership met een integrator die alle licenties regelt, ons ondersteunt bij de implementatie en ons kan helpen bij interne kennisopbouw.”

Er werd een roadmap opgesteld die loopt tot 2024. Daarbij worden bestaande processen geoptimaliseerd en applicaties herschreven. Tegelijk wordt binnen de organisatie gekeken naar bijkomende opportuniteiten om nieuwe business cases te integreren. RoboRana is met dit project niet aan zijn proefstuk toe en biedt oplossingen aan voor casemanagement en procesautomatisatie bij onder andere FOD Financiën en de Europese Commissie.

Succesvol pilootproject

De impact van de overstap naar Appian is niet te onderschatten. De dagelijkse werking van het RIZIV mag uiteraard niet in het gedrang komen en dat geldt net zo goed voor de externe partners zoals zorgcentra of ziekenfondsen. Die maken ook gebruik van het casemanagementplatform. Daarom werd eind 2020 een kleinschalig pilootproject gelanceerd. Milena Mitrovic: “Dat was belangrijk om de directie van het RIZIV te tonen dat we heel snel konden omschakelen naar Appian. Met succes, want intussen lopen er drie nieuwe projecten en daaruit kunnen nog business cases voortvloeien. Tegelijk was het pilootproject een uitgelezen kans om de nieuwe Cronos-partner beter te leren kennen. Het RoboRana-team begreep snel onze specifieke behoeften. We hebben bijvoorbeeld geen  customized oplossingen nodig, maar wel gestandaardiseerde low-code applicaties waardoor iedereen op een gelijkvormige manier werkt.”

Snelheid en kwaliteit staan voorop

Het RIZIV zet sterk in op kennisdeling met andere federale administraties die soortgelijke uitdagingen hebben. Het raamcontract geldt ook voor hen en de leden van Smals, de ICT-integrator tussen de verschillende openbare instellingen van de sociale zekerheid. “Dit is een mooie uitdaging voor ons,” weet Mathias Fransen, Managing Partner bij RoboRana. “We werken binnen een multidisciplinaire context waarbij snelheid en kwaliteit van de oplossing voorop staan. Appian lost probleemloos de verwachtingen in en onze teams leveren mooie resultaten op. De snelle realisaties inspireren de gebruikers om nieuwe cases aan te brengen voor verdere automatisatie.”

Voor het RIZIV is het ook belangrijk dat de eerder opgebouwde ervaring met casemanagement niet verloren gaat. Milena Mitrovic verduidelijkt. “Onze consultants en externe medewerkers hebben veel expertise opgebouwd die we nu integreren in het nieuwe platform. Intern hebben we ook een aantal specialisten in Appian. Ze overleggen nauw met RoboRana en werken aan nieuwe meer generieke oplossingen. Strategisch gezien is het cruciaal om de omschakeling duidelijk te communiceren. Dat doen we door sleutelpartners aan te wijzen die meedenken om de impact voor alle betrokkenen zo laag mogelijk te houden. We ontwikkelen nu een communicatieplan om de voordelen van het nieuwe platform uit te leggen aan al onze stakeholders.”

Een win-winsituatie

Low-code applicaties en casemanagementplatformen zijn in opmars binnen de overheden. Ze surfen mee op de golf van procesoptimalisatie en efficiëntieverhoging. Mathias Fransen: “Heel wat overheidsinstellingen kunnen hiervan gebruik maken. Vooral de snelheid en tal van automatisatiemogelijkheden maken hier een verschil. Met een performant low-code platform zoals Appian worden processen vlot en efficiënt gestuurd, beheerd en gemodelleerd. Dat blijkt zeker uit dit project met het RIZIV.”

Partnership en co-creatie gaan steeds vaker hand in hand. Cronos zet hier duidelijk in op kennisdeling en helpt de klant mee om vorm te geven aan zijn toekomstvisie. “Ik geloof sterk in een win-winsituatie,” zegt Milena Mitrovic. “Risico´s zijn er altijd voor zowel de klant als de leverancier. Dat is nog meer het geval als je op korte tijd een nieuw softwareplatform introduceert binnen een bestaande structuur. Maar we leren van elkaar. De samenwerking met RoboRana is hecht dankzij een zeer transparante communicatie. We kunnen volledig terugvallen op hun competenties. Je kunt wel beweren dat je kennis in huis hebt, maar wanneer je die ook naar de praktijk omzet dan zit het goed. Onze ervaringen met Cronos Public Services waren in het verleden al positief en dit is opnieuw een bevestiging.”

“Onze ervaringen met Cronos Public Services waren in het verleden al positief en dit is opnieuw een bevestiging.” 

– Milena Mitrovic, portfoliomanager bij het RIZIV

Milena Mitrovic

Milena Mitrovic

Mathias Fransen

Mathias Fransen