MAGDA Documentendienst: de digitale postbode van stad Roeselare

Maximaal digitaal. Dat zou het motto van de voorbije crisismaanden kunnen zijn. Stad Roeselare zet er alleszins sterk op in. Om het verzenden van documenten automatisch te laten verlopen, vanuit één digitale dienst, integreerde de stad de MAGDA Documentendienst. Met de hulp van het agentschap Informatie Vlaanderen en Cronos Public Services zette de stad zo alweer een stap richting de toekomst.

Met de MAGDA Documentendienst biedt het agentschap Informatie Vlaanderen zijn overheidsinstanties één digitale dienst om al hun documenten veilig te versturen. Dat kan naar burgers, bedrijven en organisaties, maar ook tussen overheden onderling. De verzending van de documenten gebeurt zoveel mogelijk digitaal, naar de eBox. Als dat geen goede optie is of de klant in kwestie iets anders verkiest, wordt het document automatisch afgedrukt en bezorgd op het klassieke postadres. Door de dienst te integreren met de verschillende documentenbronnen van bijvoorbeeld een stad, verloopt de verzending van brieven of documenten automatisch. Alles gebeurt bovendien veilig, betrouwbaar en volgens de privacywetgeving.

Onthaalruimte van stad Roeselare

“Je kunt het zien als een digitale postbode die alle mogelijke documenten uit ons documentmanagementsysteem Alfresco ophaalt en de rest van het werk voor ons doet. GAS-boetes, belastingbrieven, aangetekende zendingen, het reglement van de kinderopvang, facturen uit het boekhoudpakket en ga zo maar door: de MAGDA Documentendienst regelt de verzending ervan. Zo komt alles op de juiste manier bij de juiste partij terecht ”, vertelt Geert Sinnaeve, directeur ICT Shared Services Group bij stad Roeselare.

 

De juiste persoon op de juiste plek

Stad Roeselare sprong maar al te graag mee op de kar van Informatie Vlaanderen. Om de datakwaliteit van het datamanagementsysteem van de stad op te waarderen, werden eerder namelijk ook al connecties opgezet met de MAGDA Persoonsdiensten. Daarnaast ook de documentendienst integreren klonk als muziek in de oren. Voor ondersteuning bij de integratie van de MAGDA Documentendienst nam de stad Cronos Public Services in de arm.

Geert Sinnaeve, directeur ICT Shared Services Group bij stad Roeselare“Eerdere ervaring met de dienst maakte hen tot de ideale partner om ons te ondersteunen. Cronos beschikt over functionele en technische kennis om met MAGDA-diensten te connecteren. Door de drie Cronos competence centers elk op het juiste moment in te schakelen, hadden we bovendien telkens toegang tot de nodige expertise”, aldus Geert Sinnaeve.

In samenspraak met het datamining-team van stad Roeselare bepaalde het team de requirements voor de integratie van de MAGDA Documentendienst in het bestaande technologielandschap van de stad. De belangrijkste componenten van dat landschap: het documentmanagementsysteem Alfresco en het integratieplatform Talend. Met een architectuur die dankzij RKITEK op punt stond, zette het IntoData-team vervolgens de developmentfase in. Voor de Alfresco-set-up bood Formica ondersteuning. Hun gemeenschappelijke doel? Vanuit een Alfresco-datamodel via het Talend-platform documenten kunnen doorsturen naar het gewenste kanaal in de documentendienst, bijvoorbeeld de eBox.

Logo van het bedrijf RKITEK
Logo van het bedrijf IntoData met slogan “because data matters”
Logo van het bedrijf Formica met slogan “people meet content”

Vooruitgang op vele vlakken

“Een volledig digitaal systeem biedt de stad tal van voordelen. Op financieel vlak gaan we erop vooruit door minder postkosten en minder gepresteerde manuren. Verder kunnen we door de digitale efficiëntie sneller schakelen. Waar het vroeger the next business day was, is het nu the next second”, legt Geert Sinnaeve uit.

Maquette van Stad Roeselare

Over snel schakelen gesproken: zes maanden na de start van het project werden de eerste documenten succesvol doorgestuurd naar de eBox-acceptatieomgeving. Na de testfase is het de bedoeling om in productie te gaan. Per type document wordt de dienst eerst uitgerold voor een testgroep, daarna pas voor de volledige doelgroep. Op termijn komen er ook nog nieuwe functionaliteiten bij, bijvoorbeeld om nieuwe bronnen aan te sturen. Allemaal stappen om de papieren communicatie ooit volledig vaarwel te zeggen.

 

Op wieltjes

Uiteraard zijn er ook een heleboel uitdagingen aan het project verbonden. Samenwerken met verschillende partners, binnen en buiten de overheid, is niet altijd evident. Toch liep alles op wieltjes in coördinatie van stad Roeselare zelf. Dat stelde de experten in staat om elk vlot hun bijdrage te leveren zonder verloren te lopen in het project. Een andere uitdaging is dat alle documenten digitaal ter beschikking gesteld moeten worden. Het voeden van het documentmanagementsystem verliep stap voor stap en is nog in volle gang.

Daarnaast is iedereen digitaal krijgen geen sinecure. Niet elke burger, onderneming of vereniging geeft bijvoorbeeld toestemming om brieven te ontvangen via de eBox (de beveiligde elektronische brievenbus voor overheidsdocumenten).  En niet iedereen beschikt over een computer of de juiste digitale vaardigheden. Daarom krijgen zij hun documenten wel nog via de klassieke post, terwijl alles in de achtergrond digitaal verloopt, via de MAGDA Documentendienst. Om het gebruik ervan te bevorderen, zorgt Vlaanderen samen met stad Roeselare voor bewustmaking en ondersteuning.

Stad Roeselare zocht naar een oplossing om zijn uitgaande documentstromen te centraliseren. Dankzij een vruchtbare samenwerking met het agentschap Informatie Vlaanderen en Cronos Public Services plukt stad Roeselare nu de vruchten. “De integratie van de MAGDA Documentendienst heeft enorm veel potentieel, we komen er graag mee naar buiten”, besluit Geert Sinnaeve.

 

De kers op de taart

Stad Roeselare schoot samen met zijn externe partners, waaronder Cronos Public Services, op korte tijd tweemaal raak.

Voor de implementatie van de nieuwe MAGDA documentendienst, het sluitstuk van de documentenstrategie, won stad Roeselare samen met Agentschap Informatie Vlaanderen de V-ICT-OR ‘Gouden Byte’. Een mooie bekroning voor een integratie met heel wat potentieel, en dat als eerste lokaal bestuur in Vlaanderen!

Kris Declercq, burgemeester van RoeselareMet het datamining project ‘Efficiëntere dienstverlening dankzij data inzichten’ won de stad bovendien de Agoria Smart City Award voor het Beste Smart City Project! “Deze prijs is een mooie beloning en een bevestiging dat we hier op heel goede weg zijn en Roeselare een digitale gids is voor andere steden en gemeenten”, aldus Kris Declercq, de trotse burgemeester van stad Roeselare.