Le processus ORBA (Opvolging Realisatie Bestuursakkoord ou en français Suivi de l’accord administratif) a été lancé pour répondre au besoin, exprimé par les différents centres urbains, de mieux suivre la mise en œuvre des plans stratégiques pluriannuels et des accords administratifs. La Ville d’Anvers avait déjà développé son propre outil à cet effet et souhaitait le mettre à la disposition des grandes villes et de la Commission de la Communauté flamande.
Linda Boudry, directrice du Centre de connaissance des villes flamandes, explique : « Au début, ORBA était une « boîte noire » pour nous. Les explications nécessaires ont suivi grâce à la ville d’Anvers. La question la plus importante était : Comment pouvons-nous adapter cela à chaque ville ? Cette question a donné lieu à une étude de faisabilité. C’est ainsi que Cronos Public Services est entré en scène. Nous avons appliqué la Loi sur les marchés publics avec trois entrepreneurs potentiels et le contrat a été attribué à Cronos. Le résultat de cette étude était très prometteur. »
Après l’étude de faisabilité, la question était de savoir si un nombre suffisant de villes s’inscriraient pour justifier le déploiement du Centre de connaissances. Finalement, 8 villes et 1 CPAS ont adhéré. C’était plus que suffisant pour justifier cet engagement. La ville de Malines a pris la tête du projet en tant que pilote. À partir du 1er janvier 2020, l’outil sera pleinement utilisé par les entités participantes. C’était un timing serré mais toutes les parties ont réussi, en partie grâce à Cronos.
Maintenant, chaque ville a son « propre ORBA », mais cela ne veut pas dire que chacun suit son propre chemin. L’ambition est de travailler ensemble autant que possible et de garder toutes les versions identiques. D’autres développements peuvent être réalisés tant qu’ils n’hypothèquent pas le noyau commun de l’outil.
Grâce au groupe de travail qui se réunit mensuellement, une énorme quantité de connaissances est partagée : toutes les questions et les réponses sont rassemblées pour que les problèmes puissent être résolus très rapidement. Une base de données de connaissances sera également élaborée conjointement. C’est un réseau très interactif. Il y a même des villes qui suivent ensemble des formations. Chaque ville peut se développer à son propre rythme.
ORBA est bien plus qu’un simple outil de projet. Avec les indicateurs, les projets, les versions et les enjeux, cet instrument offre des outils pour mieux maîtriser la réalisation de leurs objectifs. ORBA veille à ce que le travail sur la réalisation des objectifs stratégiques soit sensible et concret pour l’ensemble de l’organisation.
« Le souhait du citoyen, traduit par la politique, mis en pratique. » déclare Jelke Sooghen, coordinatrice de la politique et gestion de l’information de la ville d’Anvers.
Pour donner un exemple concret :
Supposons qu’il y ait un objectif stratégique pour amener plus de gens à faire du sport. L’un des objectifs sous-jacents est de fournir suffisamment d’infrastructures de qualité. ORBA vous permettra de rester au courant du nombre croissant, ou non, de sportifs. De même, pendant la législature, vous pourrez faire le suivi, par exemple, de la construction d’une nouvelle piste de course et voir si celle-ci a eu un impact sur le nombre d’athlètes. Dans ORBA, la construction d’une nouvelle piste de course est formulée en tant que projet. Pendant la construction, ce projet fera l’objet d’un suivi et de rapports d’étape afin qu’il puisse être réalisé dans les délais et avec les ressources disponibles. Si des décisions importantes (p. ex. la modification de la portée d’un projet important) sont requises par l’équipe de direction ou le collège, un sujet peut être créé. Les sujets en question recevront suffisamment d’attention et de temps pour pouvoir être traités en un court laps de temps.
La grande valeur ajoutée de l’outil est qu’il permet de réduire au maximum les charges de comptes rendus. ORBA a été conçu de manière à ce que chaque utilisateur puisse voir les indicateurs, les projets, etc. qui le concernent d’un simple clic de souris. Cela permet à l’utilisateur de voir immédiatement les actions qu’il doit encore prendre pour compléter le rapport. Comme il n’y a pas de frais de licence liés à cet outil, il peut être déployé dans toute l’organisation. Par conséquent, non seulement les charges liées à l’établissement des rapports sont partagées, mais les responsabilités peuvent également être placées là où elles doivent être assumées efficacement. De cette façon, la réalisation des objectifs devient une responsabilité partagée.
Vous répartissez le travail, mais aussi la « propriété ».
Linda parle de la coopération :
« L’avantage de travailler avec Cronos Public Services est qu’ils disposent d’un large éventail de compétences en interne qui peuvent être déployées assez rapidement. Il n’y a pratiquement aucune question qui soit restée sans réponse dans le cadre de ce projet. Tout fut également expliqué dans un langage compréhensible. Au sein de notre réseau, il y a également de nombreux fonctionnaires qui n’ont pas de formation technique. Pour eux, il est important que toutes les informations soient claires. Il y a aussi un très bon service d’assistance qui répond toujours très rapidement, parfois même de manière proactive. »
Jelke complète :
« Sur le plan technique aussi, tout a été bien élaboré et la collaboration a été agréable. Tous les talents et expertises ont été mis à profit et le travail était très orienté vers les solutions. »
