Innovation technologique dans le notariat

Fednot, la Fédération Royale du Notariat belge, soutient les études notariales en leur fournissant des conseils juridiques, des solutions IT, des formations et plus encore. L’une de ces solutions IT est eStox, une version numérique sécurisée du registre des actions des sociétés. Pour créer cet outil unique, Fednot a fait appel aux services de Cronos Public Services.

Le registre des actions est un document essentiel pour toute société. Les données qu’il contient sont importantes pour le bon fonctionnement de l’entreprise, par exemple à l’occasion de l’assemblée générale annuelle, pour une modification des statuts ou pour une augmentation de capital. Traditionnellement, les sociétés tiennent ces registres par écrit. Mais maintenant – grâce à eStox –, cela commence à changer.

eStox, la version numérique du registre des actions, offre de nombreux avantages. En tant qu’utilisateur, vous pouvez le consulter partout et à tout moment. Vous disposez d’un aperçu pratique de toutes les informations centralisées sur une seule plateforme. En outre, la fiabilité et la sécurité juridique sont garanties, puisque seuls des notaires, des experts-comptables et des conseils fiscaux gèrent les données.

D’un prototype à une application à part entière

Il y a plus de trois ans que Fednot s’est mis en quête d’une manière d’intégrer la technologie blockchain au notariat. Par le biais de Cronos Public Services, Fednot a pris contact avec le centre de compétence Cronos Shape & Shift, qui jette un pont entre l’innovation et l’entrepreneuriat. Le point de départ : une application Web développée par une start-up, qui a été achetée et lancée en 2018 par Fednot.  « Il n’était pas nécessaire de réinventer la roue », explique Tom Vanautryve, Business Manager chez Fednot. « L’équipe de Shape & Shift s’est mise au travail sur la base du prototype et en a fait l’application eStox que nous connaissons aujourd’hui. » Depuis, Shape & Shift est devenu un partenaire à titre permanent et outre le développement de l’app, le centre de compétence se charge de sa gestion opérationnelle. « Leur service et leur méthode de travail sont vraiment une plus-value », dit Tom.

Le registre numérique des actions a été commercialisé pour la première fois en 2019. Entre-temps, de nombreuses étapes ont été entreprises pour rendre l’outil aussi simple et aussi accessible que possible pour l’utilisateur : la structure sous-jacente a été optimisée et l’accent a été mis sur la convivialité. Récemment, une synchronisation automatique avec le registre UBO (Ultimate Beneficial Owners – N.D.L.R.) a été mise en place. Pour le monde des entreprises belge, c’est une valeur ajoutée importante sur le plan des services. « Grâce à cette liaison, il est beaucoup plus facile pour les entrepreneurs de satisfaire à l’obligation juridique de tenir ce registre UBO à jour. De plus, nous soutenons ainsi les efforts en matière de lutte contre le blanchiment d’argent des autorités. Cronos a contribué à donner forme à ce modèle d’intégration UBO et reste un partenaire important pour nous et pour les autorités à cet égard. » C’est ainsi qu’eStox est devenu un produit à part entière pour les notaires et les experts-comptables.

Mais les choses ne s’arrêtent pas là. Aujourd’hui encore, l’app est en plein développement. Tom explique : « Nous voulons que les gérants des sociétés y aient accès, afin qu’ils puissent consulter par eux-mêmes le statut de leur registre. Les banques et les réviseurs d’entreprise recevront aussi plus de possibilités. Et à partir du mois d’août, il sera possible de fonder une société entièrement par la voie numérique. Là encore, l’équipe de Shape & Shift y a contribué. »

Unique en Europe

eStox est une application unique sur le marché européen. Nos pays voisins s’intéressent aussi au développement de cet outil. Des acteurs commerciaux ont certes développé des initiatives analogues en Belgique et en France, mais elles s’adressent spécifiquement aux grandes entreprises. D’ailleurs, elles n’emportent pas la même adhésion auprès des notaires et des experts-comptables.

Tom Vanautryve commente : « Pour la majorité des petites et moyennes entreprises, un partenariat commercial représente un investissement trop important. En revanche, les notaires et les experts-comptables sont en mesure de les soutenir avec cet outil. Ce qui leur donne aussi accès à nos connaissances juridiques. » À l’heure actuelle, plus de 22 000 entreprises utilisent l’app. Tous les mois, environ 2 000 autres y adhèrent.

Le meilleur du co-ownership

Pour Fednot, le partenariat avec Cronos Public Services est un succès. « Nous sommes pratiquement partis de zéro avec ce projet et ensemble, nous avons donné naissance à eStox. Nous avions besoin d’un partenaire externe avec les bonnes connaissances, à même de comprendre notre modèle commercial. Grâce à Cronos Public Services, nous l’avons trouvé », déclare Tom.

Les services publics aussi peuvent en tirer des leçons intéressantes. Par exemple, il est essentiel d’adopter une vue d’ensemble et d’impliquer tous les partenaires dans le processus. Ce n’est qu’en collaborant en toute transparence que l’on s’ouvre à de nouvelles perspectives. Pour les acteurs privés comme pour les organismes publics, une communication ouverte et un dialogue permanent sont les clés d’un partenariat réussi.

Pour les organisations numériques de demain, le co-ownership est devenu capital. Car en dehors de votre organisation aussi, vous trouverez un riche potentiel, et c’est en unissant ces talents internes et externes que tout le monde devient plus fort. Vous êtes également à la recherche du partenaire IT idéal pour participer au développement de nouveaux logiciels, de nouveaux outils ou de nouvelles applications ? Cronos Public Services accompagne volontiers votre réflexion. Car avec le soutien adéquat, vous écrirez peut-être bientôt votre propre histoire à succès.

« Nous avions besoin d’un partenaire externe à même de comprendre notre modèle commercial. Encore maintenant, cet aspect itératif reste décisif pour notre collaboration. »

– Tom Vanautryve, Business Manager chez Fednot