Federale overheid harmoniseert personeelsadministratie met PersoPoint

De Belgische overheid investeert volop in nieuwe technologieën om efficiënter te werken en de dienstverlening op alle niveaus te verbeteren. Om de personeelsadministratie van de tientallen federale overheidsdiensten te stroomlijnen werd PersoPoint in het leven geroepen. De transitie van de personeelsgegevens is technisch een huzarenstukje en om dit te realiseren, vond PersoPoint de nodige expertise onder andere bij Cronos Public Services.

PersoPoint is het secretariaat voor personeels- en loonadministratie van de federale overheid. Tot voor enkele jaren stond elke overheidsdienst zelf in voor haar personeels- en loonbeheer. Het is de ambitie van de overheid om die verschillende systemen en data tegen 2024 te harmoniseren binnen PersoPoint. In totaal gaat het om een 60-tal departementen: van Federale Overheidsdiensten (FOD’s) en Programmatorische Overheidsdiensten (POD’s) over wetenschappelijke instellingen tot het Rekenhof en De Raad van State. PersoPoint centraliseert niet alleen de personeelsgegevens maar biedt ook een kwaliteitsvolle en gestroomlijnde dienstverlening, die ondersteund wordt door de nieuwste technologische toepassingen. 

Data centraliseren

De migratie van de data in één personeelsbeheersysteem vormt de basis. Van daaruit worden onder andere de lonen berekend. “Wij bieden als secretariaat niet alleen dienstverlening, maar reiken beleidsmakers en HR-afdelingen ook de nodige tools aan om efficiënter te werken,” zegt Liliane Verreyen, directeur van PersoPoint. “Alle personeelsdata zit gecentraliseerd in een softwarepakket dat administratieve processen automatiseert. Wij staan in voor het beheer daarvan. Maar het is ook belangrijk dat leidinggevenden van de overheidsdiensten de data kunnen raadplegen om hun beleid uit te voeren of om te kunnen rapporteren.  Daarom hebben we centraal een datawarehouse opgezet zodat bevoegde gebruikers over correcte gegevens beschikken.

Nuttige toepassingen dankzij hackaton

Veerle Peijffers – Projectleider PersoPoint

Operationeel vraagt dat het nodige denkwerk want er beweegt wel wat binnen PersoPoint. Voor de loonberekening zijn er 70.000 dossiers. Iedere zogenaamde onboarding van een overheidsdienst betekent een kritisch luik in de datamigratie. De technische veranderingen zijn in handen van interne projectmanagers die samen met externe leveranciers zoals Cronos praktische oplossingen uitwerken.   

Bij een change managementproject van deze omvang is communicatie geen loos begrip. Voor het opzetten van een datawarehouse als rapporteringsomgeving wordt beroep gedaan op het Business Intelligence Competence Center (BICC) binnen FOD BOSA. Veerle Peijffers, Projectleider PersoPoint, verduidelijkt: “We moesten verschillende visies en expertises op één lijn krijgen. Structureel en praktisch was dat een uitdaging. Er waren ook generieke en specifieke noden die we moesten harmoniseren. De samenwerking met het BICC was cruciaal. We hebben ook een hackaton georganiseerd met Cronos, en dat heeft heel nuttige resultaten opgeleverd.”   

Inspiratie voor andere landen

De overstap naar PersoPoint zorgt niet alleen voor een andere dynamiek binnen de betrokken overheidsdiensten. Er zijn tal van voordelen aan gekoppeld die nu al hun vruchten afwerpen en in de toekomst voor nog meer efficiëntie zullen zorgen. Liliane Verreyen: “Door de samensmelting van de verschillende personeelsbeheersystemen naar één praktische tool kunnen we maximale standaardisatie bereiken zodat de processen uniformer verlopen. De expertise en kennis zat vroeger verspreid over de hele overheid, nu is die meer gecentraliseerd. En als de regelgeving verandert, hoeven we die slechts op één plek in te voeren. Onze dienstverlening aan al onze klanten is daardoor veel efficiënter. Dat inspireert blijkbaar, want ook andere overheden en zelfs andere landen als Tunesië en Roemenië hebben interesse in hoe wij dit aanpakken.” 

Pragmatische aanpak is meerwaarde

Volgend jaar wordt een sleuteljaar voor PersoPoint. Dan maken twee grote FOD’s, Justitie en Financiën, de overstap. Maar het gaat niet altijd om grote organisaties. Kleine musea met een beperkt aantal medewerkers zijn ook gebaat bij PersoPoint. De architectuur werd modulair opgebouwd zodat die in de toekomst gemakkelijk aan te passen is. Voor Cronos is ook daar een belangrijke rol weggelegd. Veerle Peijffers: “Door hun ervaring met andere projecten kunnen ze ons blijvend ondersteunen. Ik vind hun pragmatische no-nonsenseaanpak en directe communicatie een meerwaarde. Ze kunnen ook heel snel schakelen bij onverwachte uitdagingen. We zijn een mixed team; de interne en externe experts staan of denken niet los van elkaar. De bedoeling is nu dat we samen het datawarehouse uitbreiden en toegankelijker maken zodat we met FOD BOSA evolueren naar een strategische bron van data waarvan alle overheidsdiensten gebruik kunnen maken.”

PersoPoint inspireert, want ook andere overheden en zelfs Tunesië en Roemenië hebben interesse in hoe we dit aanpakken.” 

Liliane Verreyen – Directeur PersoPoint

Verkrijgt u graag meer informatie over deze case?